Safaruddin, S.Kom
Teknisi Komputer, Programmer Web.
Yogyakarta, Indonesia.
I love the web
follow me on

Top Download

MENUJU "WORLD CLASS LIBRARY": PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT DALAM UPAYA MEMBANGUN ORGANISASI PEMBELAJAR DI PERPUSTAKAAN

Senin, 24 Mei 2010 03:05:54

Currently 1.00/10
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Rating: 1.0/10 (1 vote cast)

Perpustakaan. I. Pendahuluan Apa yang terlintas dalam pikiran kita, ketika kata "perpustakaan" disebutkan? Jawaban mayoritas bisa jadi antara lain buku (baca: yang sangat banyak), orang sedang membaca, sekolah, belajar atau perintah tidak boleh berisik ketika di dalam perpustakaan. Itulah opini umum yang terbentuk di dalam masyarakat, bahwa perpustakaan itu identik dengan kegiatan mencari ilmu melalui membaca ratusan bahkan ribuan koleksi buku yang ada di perpustakaan. Toh, bukankah orang bijak sering mengatakan bahwa buku adalah jendela dunia, buku adalah sarana bagi seseorang untuk mendapatkan ilmu...untuk belajar! Namun pernahkan terbayang, mengapa citra perpustakaan sebagai gerbang ilmu dan informasi relatif tidak pernah berubah sejak zaman baheula. Meskipun masih di ranah citra yang positif, namun perpustakaan dihadapkan oleh potensi stagnansi peran dan posisinya sebagai sebuah tempat terhormat. Padahal di saat yang sama dunia telah berubah sedemikian pesat hingga Macluhan (1965) memberikan istilah global village, dimana tidak ada lagi sekat dan batasan geografis bagi manusia di dunia. Globalisasi memberikan peluang sekaligus tantangan dimana mempertahankan eksistensi di tengah persaingan yang begitu kuat tidaklah mudah. Marquadt (1996) menyebutkan bahwa organisasi yang dinosaur-like tidak akan mampu merespon perubahan-perubahan yang dramatis di era globalisasi dan mengatasi segala tantangan yang ada. Sebaliknya, organisasi yang mampu beradaptasi terhadap perubahan akan mampu survive dan bahkan berkembang menerabas dimensi-dimensi penghalang kemajuan II. Permasalahan Apabila perpustakaan dianalogikan sebagai sebuah institusi bisnis di era modern, maka hampir tidak ada added value atau nilai tambah yang baru bagi para pelanggannya. Padahal jelas perpustakaan menghadapi tantangan yang berat untuk dapat bersaing dengan tempat-tempat "people interest" lainnya semacam mall, bisokop hingga warung internet yang semakin menjamur hingga ke pelosok kota. Tantangan yang harus dijawab sesegera mungkin oleh para stakeholders perpustakaan-perpustakaan yang ada dengan pendekatan solusi yang inovatif namun tetap aplikatif. Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (ICT) di satu sisi memang memberikan angin segar dan kesempatan bagi perpustakaan untuk berkembang sedemikian rupa. Penerapan ICT menjadi semacam pemicu bagi banyak perpustakaan untuk menjadi lebih baik, mampu memberikan pelayanan yang lebih cepat dan efisien. Namun apakah itu cukup sebagai jawaban konkrit atas tantangan yang ada? Di saat dimana teknologi macam internet dan ebook secara gradual mengambil alih peran protagonis perpustakaan sebagai jendela informasi dan ilmu bagi insan manusia. Atau kenyataan empiris di lapangan, dimana banyak pustakawan merasa "terancam" karena kehadiran teknologi yang digunakan sehingga malas untuk mau bersentuhan dengan teknologi tersebut. Jelas jawabannya adalah tidak, diperlukan usaha yang lebih inovatif dan progresif, namun terjangkau dalam hal investasi yang harus dikeluarkan. III. Tujuan Perpustakaan sudah selayaknya bukan lagi sebatas tempat bagi kita membaca buku, mencari referensi dan lain sebagainya. Sudah saatnya perpustakaan menjadi center of excellence dalam menjembatani hasrat keilmuan sesorang. Untuk dapat mencapai hal tersebut, perpustakan sebagai sebuah organisasi harus mampu menjadikan dirinya sebuah organisasi pembelajar (learning organization) yang oleh Marquadt (1996) didefinisikan sebagai organisasi yang mampu terus menerus mentransformasikan dirinya untuk pengelolaan yang lebih baik, menggunakan pengetahuan untuk kesuksesan organisasi, memberdayakan manusia di dalam maupun di luar organisasi serta memanfaatkan teknologi untuk memaksimalkan pembelajaran dan produksi. Kesemua itu didukung dan ditopang oleh sistem dan strategi pembelajaran yang baik dan mampu memfasilitasi perkembangan pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi. Dengan menjadikan dirinya sebagai organisasi pembelajar, perpustakaan diharapkan mampu menciptakan nilai (value creation) yang dibutuhkan untuk menghasilkan outcome yang tidak hanya berupa pelayanan layanan informasi terpadu untuk penelusuran dan penyediaan koleksi buku, namun juga yang lebih inovatif seperti penyediaan jasa penelusuran bacaan yang cocok bagi seseorang berdasarkan informasi personal seperti hobi, atau bahkan rasi bintang seseorang misalnya. Proses pembelajaran, penciptaan dan manajemen pengetahuan itulah yang harus dipahami dan dipraktikkan sedini mungkin oleh para stakeholders dan elemen perpustakaan. Tulisan ini dimaksudkan untuk memberikan kerangka kerja bagi para stakeholders tersebut untuk mengimplementasikan knowledge management di sebuah organisasi perpustakaan demi peningkatan kualitas sehingga menjadikan perpustakaan tersebut perpustakaan yang bertaraf kelas dunia. IV. Landasan Teori Knowledge management terkait dengan aktivitas memfasilitasi pengelolaan pengetahuan, antara lain melalui aktivitas kreasi pengetahuan, menangkap pengetahuan, perubahan serta penggunaan pengetahuan. Istilah kowledge management pertama kali diperkenalkan kira-kira pada awal tahun 1990-an. Knowledge management kemudian berkembang menjadi ilmu yang banyak diterapkan di berbagai organisasi. Beberapa pakar mendefinisikan knowledge management sebagai berikut. Brian Newman (dalam Liebowitz, 1998) menyatakan bahwa: "Knowledge management is the collection of processes that govern the creation, dissemination, and utilization of knowledge". "Knowledge management is a conscious strategy of getting the right knowledge to the right people at the right time and helping people share and put information into action in ways that strive to improve organizational performance." (Andersen Business Consulting: 2000) Meskipun definisi knowledge management berbeda-beda, dapat ditarik pengertian bahwa knowledge management menekankan pada:

Adanya usaha yang serius untuk meningkatkan sistem kognisi (organisasi, manusia, teknologi, atau gabungan manusia dan teknologi)
Adanya aset-aset pengetahuan yang dikelola, yang berasal dari dalam dan luar organisasi, individu atau kelompok
Adanya proses pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan penggunaan pengetahuan tersebut untuk mencapai tujuan tertentu
Adanya penyebaran pengetahuan dan pengalaman baik melalui akses langsung ke database maupun melalui sharing dan kolaborasi ke lingkungan internal dan eksternal organisasi
Adanya kreativitas dan inovasi menciptakan pengetahuan baru
Adanya pengelolaan penciptaan pengetahuan (knowledge creation) dan pengorganisasian pengetahuan melalui pengelolaan tacit knowledge (pengetahuan individu yang tidak tertulis) dan explisit knowledge (pengetahuan tertulis).

O�dell dan Grayson (1998) menyebutkan bahwa ada beberapa faktor pendukung yang harus berjalan secara harmonis dari manajemen pengetahuan:

Budaya

Organisasi yang beruntung dimulai dari budaya yang mendukung manajemen pengetahuan. Namun jika organisasi tersebut belum memiliki budaya yang mendukung manajemen pengetahuan, organisasi tersebut harus meningkatkan upayanya untuk membentuk budaya tersebut atau akan mengalami kegagalan

Teknologi

Untuk menumbuhkan dan mempersiapkan dalam mengadopsi internet dan intranet, teknologi merupakan katalis penting dalam knowledge sharing. Kuncinya adalah pemahaman yang sejalan akan keterbatasan teknologi dan keunggulan yang dimiliki.

Infrastuktur

Kepemimpinan, budaya yang sehat dan basis informasi teknologi merupakan hal yang diperlukan, namun belum cukup. Untuk dapat dijalankan, manajemen pengetahuan harus di institusionalkan kedalam organisasi melalui kreasi sistem pendukung.

Pengukuran

Pengukuran dari proses organisasi yang telah ditingkatkan melalui manajemen pengetahuan dan mendorong pengguna untuk mengevaluasi kontribusinya merupakan pemahaman yang penting Penjabaran manajemen pengetahuan terbagi dua, yaitu: proses perencanaan strategis dan proses penerapannya. Dalam mengimplementasikan manajemen pengetahuan diperlukan perubahan dari tujuan organisasi menjadi taktik yang dapat diterapkan. Salah satu metode yang dapat membantu proses perubahan tersebut adalah metode yang dimulai dengan Goals � Strategies � Plans � Objective � Tactics. Proses ini menggambarkan bahwa strategic planning untuk menajemen pengetahuan harus dimulai dari penentuan satu kesatuan tujuan akhir yang akan dicapaai melalui manajemen pengetahuan (Shankar dalam McIerney, 2002). Untuk mencapai tujuan akhir tersebut, maka strategi dari manajemen pengetahuan harus berpusat pada dua aspek, yaitu: pengetahuan harus demarkasi (dibatasi) sesuai lingkup kerja, dan model operasional yang sudah ada harus diubah bentuk menjadi proses Knowledge-centric V. Pembahasan Manajemen pengetahuan yang ada bertujuan untuk mewujudkan efektifitas dengan adanya pengambilan keputusan dan penyelesaian masalah yang lebih baik serta efisiensi yang dapat digambarkan dengan kemudahan mendapatkan dan menggunakan pengetahuan. Pengetahuan merupakan asset dalam organisasi yang perlu untuk disimpan dan disebarkan, sekaligus yang terpenting yaitu diciptakan. Untuk menciptakan pengetahuan, hal utama yang dilakukan adalah berbagi pengetahuan dalam tim dengan didukung oleh informasi yang melimpah serta memperkaya perspektif. Untuk proses penciptaan pengetahuan, diawali dengan memperkaya pengetahuan individu dalam organisasi yang dapat dilakukan dengan metode pelatihan maupun mendorong self-learning. Individu-individu ini kemudian dapat disebut sebagai mitra perubahan yang menjadi katalisator penciptaan dan pengelolaan pengetahuan. Mereka inilah yang menjadi corong shared-vision atau pentingnya pemahaman akan tujuan akhir dari penerapan manajemen pengetahuan. Proses selanjutnya adalah pembentukan tim, dimana para anggotanya berasal dari latar belakang lingkup pekerjaan/divisi yang berbeda untuk lebih memperkaya perspektif. Dalam tim ini terjadi proses berbagi pengetahuan hingga pada akhirnya diciptakan sebuah konsep baru yang dikristalkan, diujicobakan untuk mendapatkan umpan balik (feedback) dari para pengguna layanan dalam rangka pengembangan dan penyempurnaan sehingga akhirnya dapat diaplikasikan ke seluruh elemen organisasi. Saatnya berbagi pengetahuan Proses berbagi pengetahuan menjadi fokus dalam penerapan manajemen pengetahuan, dengan slogan seperti knowledge sharing is power. Dalam proses inilah peran teknologi menjadi sangat vital. Ketika faktor waktu dan fisik menjadi hambatan bagi elemen perpustakaan untuk berbagi pengetahuan secara tatap muka langsung, maka teknologi mengambil peran strategisnya. Knowledege management information system menjadi penting untuk dimiliki setiap organisasi yang ingin menerapkan knowledge management dengan baik. Dengan adanya sistem informasi yang didukung oleh teknologi yang tepat, proses pembagian informasi dan pengetahuan dapat berjalan dengan lebih efisien dan efektif. Apalagi apabila aplikasi yang digunakan memiliki interface dan navigasi yang user friendly dan memudahkan setiap orang untuk menggunakannya. Sistem ini dapat dibangun dengan pondasi teknologi intranet yang mendukung berbagai aplikasi untuk interaksi antar user dan pertukaran informasi dan data. Langkah penting selanjutnya adalah pengelolaan informasi dan pengetahuan yang terstruktur dalam data-warehouse dimana informasi tersebut diperkaya dengan data tambahan sehingga melengkapi informasi yang terkumpul tadi. Keseluruhan proses ini lazim disebut e-learning dalam knowledege management information system (Rosenberg, 2001) Untuk itu sekali lagi, diperlukan pendekatan teknologi yang tepat guna dan berorientasi pada proses penyempurnaan sistem sehingga dapat dimodifikasi sesuai dengan perkembangan kebutuhan dan kondisi. Peran pengguna layanan perpustakaan Diterapkannya knowledge management di perpustakaan seperti yang sudah dibahas diawal adalah semata-mata untuk menciptakan nilai bagi pengguna layanann perpustakaan. Dalam hal ini para pengguna layanan perpustakaan-pun dapat memberikan sumbangsihnya untuk menunjang penerapan knowledge management. Karena bagaimanapun, pengguna perpustakaan sebagai end consumer memiliki peran sebagai pemberi feedback yang sangat diperlukan untuk peningkatan kualitas layanan maupun pengembangan dan inovasi layanan. Untuk itu diperlukan skema yang memungkinkan para pengguna perpustakaan untuk terlibat secara aktif dalam mengembangkan dan penciptaan pengetahuan elemen perpustakaan. Caranya mungkin lebih dari sekadar kotak saran, misalkan dengan membentuk e-club bagi para pengguna loyal perpustakaan. E-club ini akan berperan sebagai think-tank ide-ide segar bagi pengembangan perpustakaan dari perspektif pengguna. E-club ini juga sebaiknya diintegrasikan dengan sistem informasi knowledge management yang dimiliki oleh perpustakaan sehingga ada keselarasan antara perspektif user (pengguna) dengan perspektif pengelola perpustakaan sehingga terciptalah kondisi kolaboratif yang juga sangat mendukung penciptaan pengetahuan yang bermanfaat bagi pengembangan perpustakaan secara menyeluruh. VI. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan yang bisa ditarik dari tulisan ini antara lain:

Pengelolaan pengetahuan di sebuah perpustakaan dapat menjadi way-out strategy bagi perpustakaan untuk dapat survive di masa modern saat ini
Pengelolaan pengetahuan harus ditunjang pemahaman yang baik akan tujuan pengelolaan pengetahuan dan ditopang teknologi yang efisien dan efektif agar mampu menghasilkan keberhasilan dalam penerapannya.

Adapun saran yang diberikan antara lain:

Terkait penerapan sistem manajemen pengetahuan, perlu adanya mekanisme reward and punishment yang efektif sehingga mampun memotivasi para stakeholders untuk turut berperan serta mensukseskan konsep ini demi terciptanya perpustakaan kelas dunia.

Daftar Pustaka Gallimore, Alec. 1998. Developing an IT Strategy For Your Library. Libarary Association Publishing Liebowitz, Jay and Beckman, Thomas J. 1998. Knowledge Organization: What Every Manager Should Know. Boca Raton: CRC Press LLC Loudon, Kenneth C and Loudon, Jane P. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi Offset Marquadt, Michael J. 2002. Building The Learning Organization: Mastering The Elements For Corporate Learning. 2^nd Ed. Palo Alto: Davies-Black Publishing. McInerney, C. 2002. Knowledge Management and The Dynamic Nature of Knowledge. JASIST, 53 (2)) Nonaka, Ikujiro. 1995. The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create The Dynamics of Innovation. New York: Oxford University Press. O�dell, Carla, et all. 1998. If Only We Knew What We Know; The Transfer of Internal Knowledge and Best Practices. New York: The Free Press Rosenberg, Marc J. 2001. e-Learning, Strategies For Delivering Knowledge In The Digital Age. New York: Mcgraw-Hill Scott-Morton, M. 1999. Information Technology and Organizational Transformation. Oxford: The oxford University Press. BIODATA : Nama : Yuri Pratama Widiyana Alamat : Jl. Percetakan Negara VIII no. 5; RT 005 / RW 03; Central Jakarta 10570
, artikel lomba, artikel perpustakaan, lomba, lomba perpustakaan, lomba tulis artikel, perpus, pustakawan, teratama

Anda sedang membaca MENUJU "WORLD CLASS LIBRARY": PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT DALAM UPAYA MEMBANGUN ORGANISASI PEMBELAJAR DI PERPUSTAKAAN kategori Perpustakaan. Silahkan beri komentar, baik berupa Kritik, Saran, maupun Pertanyaan. Semoga bermanfaat.